公司在业务往来中，由于业务人员操作不规范，经常会致使送货单等材料存在瑕疵，如果一旦发生纠纷，将导致公司在诉讼中处于被动地位，直至败诉。为此，业务人员在业务往来中应严格按公司规程办事，不要怕麻烦。否则，可能会因为你的省事行为而导致公司遭受重大经济损失，甚至导致公司的破产倒闭。因此，公司业务人员在业务往来中应充分注意以下问题，并严格按以下规程办事：

    1、报价单

    报价单应列明产品的名称、规格、型号、单价等。

    当我公司与对方公司就某一业务达成初步意向后，对方公司给我公司的报价单，应要求对方公司加盖公章。如对方公司是传真给我公司的，也应在事后要求对方将原件送至或者寄至我公司。

    2、订购合同

    对方公司与我公司签订的订购合同，对方公司应加盖公章。如对方公司是传真给我公司的，也应在事后要求对方将原件送至或者寄至我公司。我公司收到原件后，应在原件上加盖公章并予以妥善保存。

    3、采购订单

    对方公司每次下发给我公司的采购订单，应要求对方公司加盖公章。如对方公司是传真给我公司的，也应在事后要求对方将原件送至或者寄至我公司。

    我公司认为采购订单有不妥之处，要进行修改，应征得对方同意，并要求对方将修改后的采购订单加盖公章后送至或寄至我公司。

    切记不要将采购订单修改后，给对方公司打个电话讲一下就完事了，必须要求对方公司将修改后的采购订单交给我公司。

    4、送货单

    我公司将货物送至对方公司时，原则上应要求对方公司在送货单上加盖公章或收货签收章。如对方公司不同意加盖公章或收货签收章，那必须要求收货人员签收送货单，并问明收货人员的身份情况。

    我公司应严格按对方公司下发的采购订单要求送货，所送货物规格型号、数量、包装等要与采购订单相符；送货日期，不得延误。

    5、出货单、入库单

    有的公司还有出货单、入库单，具体应注意问题，参照送货单。

    6、对帐单

    我公司与其他公司一段时间业务往来的对帐单，必须要求对方公司加盖公章予以确认。如公司间路途相距较远，我公司也应先将对帐单传真给对方公司，要求对方公司加盖公章后先传真给我公司，而后将加盖了公章的对帐单原件送至或寄至我公司。

    切记不要将对帐单传真给对方公司，对方公司没有提出异议就不管了，一定要对方盖章确认之后才算完事。

    7、增值税专用发票

    我公司按对方公司要求开出的增值税专用发票，在交给对方时，应列一个签收单，签收单上应写明开票日期、发票号码、购货单位、金额等。签收单原则上应要求对方公司加盖公章。如对方公司不肯加盖公章，那必须要求签收人员签收，并问明签收人员的身份情况。

    摘自《深圳律师维权》